Die digitale Trans­for­mation konfron­tiert zahl­reiche Unter­nehmen der Ener­gie­wirt­schaft mit Fragen zur Aufbe­wahrung und dem Umgang mit Daten. Für bestimmte Daten liegen Aufbe­wah­rungs­pflichten vor. Dem gegenüber steht die Pflicht zur ordnungs­ge­mäßen Vernichtung bestimmter Daten. Speziell im Hinblick auf die DSGVO ist die rechts­si­chere Handhabe der Daten eine große Heraus­for­derung. Diese betrifft sowohl die digitale Spei­cherung als auch die Aufbe­wahrung sowie die Löschung.

Digitaler Wandel der Energiewirtschaft

Die Ener­gie­wirt­schaft ist in gleich mehrerlei Hinsicht von den Verän­de­rungen der Digi­ta­li­sierung geprägt. Der reine Übergang zu Auto­ma­ti­sierung und digitalen Tech­no­logien ist nur einer davon. Zahl­reiche Trends verändern die Prozesse entlang der gesamten Wert­schöp­fungs­kette. Der digitale Wandel eröffnet neue Möglich­keiten der raschen Reaktion auf den Bedarf des Marktes.

Kunden­be­dürf­nisse lassen sich immer schneller iden­ti­fi­zieren und Unter­nehmen können entspre­chend schneller darauf reagieren. Dies birgt die Chance enormer Wett­be­werbs­vor­teile für dieje­nigen Unter­nehmen, die recht­zeitig die Möglich­keiten der Digi­ta­li­sierung nutzen. Im Hinblick auf Kunden­zen­trierung sowie regel­mäßige und konti­nu­ier­liche Verbesserungs- und Review-​Prozesse ist das Potenzial besonders groß.

Die Ener­gie­branche ist ein Wirt­schafts­zweig, der sich in einem ständigen Wandel befindet. Die lange Phase der Libe­ra­li­sierung des Markts für Ener­gie­träger wie Strom und Gas prägte den Wandel lange Zeit. Nun sind es die Trends der Digi­ta­li­sierung, aber auch der nach­hal­tigen Ressour­cen­nutzung und des Kohleausstiegs.

Auf das Potenzial des Mega­trends der Digi­ta­li­sierung weist auch der Bundes­verband der Energie- und Wasser­wirt­schaft e. V. (BDEW). Als größtes natio­nales IT-​Projekt aller Zeiten charak­te­ri­siert der Verband die Heraus­for­derung der Digi­ta­li­sierung der Ener­gie­wirt­schaft. Es geht darum, die rapide wach­senden Daten­mengen zu managen sowie sämtliche mitein­ander im Zusam­menhang stehenden Prozesse und Systeme effizient zu automatisieren.

Einer der wich­tigsten Aspekte der Digi­ta­li­sierung ist in allen Branchen der Abkehr von Daten in Papierform. In analoger Form ist immer weniger Daten­ma­terial zwingend aufzu­be­wahren. Dies ist ein Schritt in Richtung des papier­losen Büros. Auch und insbe­sondere daten­schutz­recht­liche Aspekte sind bei dieser Heraus­for­derung zu berück­sich­tigen. Zu Umgang, Aufbe­wahrung und Vernichtung der digitalen und analogen Daten gibt es bestimmte recht­liche Pflichten und Fristen.

Aufbe­wah­rungs­pflicht und Fristen für digitale Daten

Viel disku­tiert ist das Thema des Rechts auf Löschung der Daten vor dem Hinter­grund der Datenschutzgrundverordnung(DSGVO). Ein solches Recht auf Löschung besteht dann nicht, wenn die Daten­auf­be­wahrung nach Art. 17 Abs. 3b DSGVO­r­echtlich verpflichtend ist. Eine solche Aufbe­wah­rungs­pflicht liegt insbe­sondere bei steuer- und handels­rechtlich wichtigen Doku­menten vor. Überdies exis­tieren zahl­reiche recht­liche Aufbe­wah­rungs­pflichten berufs‑, unternehmens‑, oder bran­chen­spe­zi­fi­scher Art. Beispiels­weise sind Ärzte verpflichtet, die Pati­en­ten­aktie mindestens 10 Jahre ab Ende der Behandlung aufzu­be­wahren (§ 630f Abs. 3 BGB). Unab­hängig von grund­sätz­lichen Aufbe­wah­rungs­pflichten kann auch ein so genanntes berech­tigtes Interesse an einer lang­fris­tigen Aufbe­wahrung der Daten bestehen und damit die Aufbe­wahrung recht­fer­tigen. Dazu zählt etwa das Beweis­si­che­rungs­in­teresse im Zusam­menhang mit einem Rechtsstreit.

Wann die digitale Version für die Aufbe­wahrung genügt

Für Unter­nehmen ist es grund­sätzlich möglich, alle anfal­lenden Daten digital zu erheben und zu speichern. Aller­dings gilt es zu berück­sich­tigen, dass für bestimmte Arten von Daten bezie­hungs­weise in bestimmten Fällen auch Originale in ausge­druckter Papierform aufzu­be­wahren sind. Hierbei handelt es sich um solche Daten, die in einem bestimmten Zeitraum nicht vernichtet werden dürfen. Dies umfasst etwa Bilanzen und Jahres­ab­schlüsse von Unter­nehmen, Versi­che­rungs­ver­träge (Policen) mit bestimmten Leis­tungs­an­sprüchen sowie weitere Dokumente, die der Schriftform bedürfen.

Akten­ver­nichtung auf DSGVO-​konforme Art

Wenn eine Daten­auf­be­wahrung nicht rechtlich vorge­sehen ist oder eine bestimmte Ausnahme vorliegt, haben Kunden ein Recht auf Löschung der Daten. Dies betrifft Daten in physi­scher sowie digitaler Form. Bei Daten in Papierform ist eine ordnungs­gemäße Entsorgung im Akten­ver­nichter vorge­sehen. Die Entsorgung im Papierkorb ist daten­schutz­rechtlich fahr­lässig und nicht DSGVO-​konform. Bei KAISER+KRAFT gibt es hoch­wertige Akten­ver­nichter, die sich für verschiedene Daten­typen und Einsatz­be­reiche eignen. Was die Auswahl des Akten­ver­nichters betrifft, ist die Art der zu vernich­tenden Daten ausschlaggebend.

Die drei wich­tigsten Schutz­klassen sind in der Norm DIN 66399 spezi­fi­ziert. Die Schutz­klasse 1 bezieht sich auf interne Daten ohne beson­deren Schutzbedarf.Hierbei muss dennoch der Schutz perso­nen­be­zo­gener Daten gewähr­leistet sein. Ist dies nicht der Fall, besteht die Gefahr, dass Betroffene in ihren wirt­schaft­lichen Verhält­nissen oder in ihren Stel­lungen beein­trächtigt werden.

Die Schutz­klasse 2 bei Akten­ver­nichtern steht für einen hohen Bedarf an Schutz für vertrau­liche Daten. Hier besteht die Gefahr einer erheb­lichen Beein­träch­tigung Betrof­fener in ihrer Stellung oder ihren wirt­schaft­lichen Verhältnissen.

Die Schutz­klasse 3 steht für einen sehr hohen Bedarf für besonders vertrau­liche oder geheime Daten. Der Schutz dieser Daten hat oberste Priorität und ist in jedem Fall zu gewähr­leisten. Ansonsten besteht Gefahr für Leib und Leben oder für die persön­liche Freiheit des Betroffenen.

Rechts­si­chere Daten­auf­be­wahrung sensibler Dokumente in Papierform

Im Sinne nach­hal­tigen Wirt­schaftens lässt sich ein Großteil der Daten digital archi­vieren und im Sinne des Daten­schutzes verschlüsseln. Manche Fälle erfordern jedoch weiterhin die Archi­vierung in origi­naler Papierform. Geht es um die Aufbe­wahrung vertrau­licher Dokumente in analoger Form, sind etwaige Geheim­hal­tungs­pflichten zu wahren. Abschließbare Akten- oder Daten­schränke sind hierbei das Mittel der Wahl. Hier gibt es verschiedene Wider­stands­klassen. Diese charak­te­ri­sieren, inwiefern die Daten vor Fremd­zu­griff und Umwelt­ein­flüssen geschützt sind. Hierbei ist darauf zu achten, dass das Risiko einer Vernichtung der Daten (etwa durch Feuer oder Wasser) so gering wie möglich ausfällt.