Foto: Geralt / pixabay

Digitale Struktur im Unter­nehmen durch Dokumentenmanagementsystem

von | 27. Januar 2018

Immer mehr Unter­nehmen setzen inzwi­schen auf die Digi­ta­li­sierung. Sie findet im privaten und beruf­lichen Bereich einen stetig wach­senden Zulauf. 

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Unter­nehmen die mitunter sensiblen Kunden­daten und eigenen Daten struk­tu­riert ablegen. Diese sollten aber auch leicht wieder auffindbar sein und digital abgerufen werden können.

Im Prinzip ersetzt das digitale Doku­men­ten­ma­nage­ment­system die herkömm­lichen Akten in Ordnern oder Papp­mappen und auch das Archiv im Keller oder separaten Raum. Somit spart die digitale Struktur auch im realen Leben Platz. Effi­zi­en­teres Arbeiten ist damit außerdem möglich. Dies zeigt sich unter anderem an folgendem Beispiel.

Effi­zi­en­teres Arbeiten mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem

Wenn Unter­lagen in einem Unter­nehmen in einem digitalen Doku­men­ten­ma­nage­ment­system abgelegt worden sind, so sind sie schnell auffindbar. Zudem können mehrere Personen zeit­gleich darauf zugreifen – von jedem Ort der Welt aus. Stricken wir einmal ein ganz simples und dennoch häufig vorkom­mendes Beispiel.

In einem Anwaltsbüro arbeitet eine Mitar­bei­terin gerade daran, ein Schreiben für einen Mandanten anzu­fer­tigen, in dem sie ihm einen Gerichts­termin mitteilt. Zeit­gleich sitzt der Rechts­anwalt in einem Zug, weil er von einem anderen Termin kommt, und schaut über sein Smart­phone das Dokument an, in dem das Gericht den Termin an die Kanzlei über­mittelt hat, um sich entspre­chend vorzu­be­reiten. Die Akte ist also zeit­gleich für den Anwalt und die Büro­kräfte verfügbar.

In vielen Büros wird Zeit mit der Suche nach Akten vergeudet, weil jemand daran arbeitet. Dieser Schritt entfällt mit einem soliden Doku­men­ten­ma­nage­ment­system. Aber es gibt einen weiteren Vorteil, wenn zeit­gleich alle Dokumente digital zur Verfügung stehen.

Weitere Vorteile von einem Dokumentenmanagementsystem

Das Doku­men­ten­ma­nage­ment­system ermög­licht es, dass in einer Ange­le­genheit zeit­gleich während eines Tele­fo­nates auf die Unter­lagen zuge­griffen werden kann und andere Arbeiten syste­ma­tisch dazu gespei­chert werden. So kann das Schreiben mit der Termin­mit­teilung sinnvoll abgelegt werden und der Rechts­anwalt blamiert sich vor dem Kunden nicht, weil er ihn unnö­ti­ger­weise nach zwei Tagen anruft, um ihm schnell noch den Gerichts­termin mitzuteilen.

Im klas­si­schen Arbeits­alltag kann dies aber schnell passieren. Denn hätte der Anwalt die Akte mit im Zug gehabt, dann hätte seine Ange­stellte das Schreiben zwar mögli­cher­weise noch erstellen können, eine Abschrift aber nicht in die Akte heften können. Hierdurch hätte der Rechts­anwalt dann keine Kenntnis von ihrer Mitteilung an den Mandanten gehabt.

Viele solcher Verstri­ckungen und Miss­ver­ständ­nisse lassen sich also mit dem geeig­neten Doku­men­ten­ma­nage­ment­system vermeiden. Dadurch steigert sich die Effizienz und die Produk­ti­vität in dem Unter­nehmen. Die Größe des Unter­nehmens ist dabei unerheblich.

Frank Urbansky

Freier Jour­na­list und Fach­au­tor, unter anderem für die Fach­ma­ga­zine und Portale Brenn­stoff­spie­gel, Uniti; DW Die Woh­nungs­wirt­schaft und Immo­bi­li­en­wirt­schaft; Haufe-Lexware; Energie&Management; IVV, Huss Medien; Motor­tech­ni­sche Zeit­schrift und Sprin­ger­Pro­fes­sio­nal; Sprin­ger Fachverlag; SHK Profi und tab, Bau­ver­lag; stadt+werk, k21

0 Kommentare

EnWiPo
EnWiPo
Poten­ziale von Smart Metern

Poten­ziale von Smart Metern

Der Smart-Meter-Roll-out rollt, wenn auch schleppend. Bei explodierenden Energiepreisen bietet er die Chance, nicht nur die Stromverbräuche effizient zu überwachen, sondern auch die Wärme. Das beweisen zahlreiche bereits realisierte Projekte. Nachdem der für 2017...

Ein stabiler Strom­preis bei Null Emis­sionen ist möglich

Ein stabiler Strom­preis bei Null Emis­sionen ist möglich

Die Wärmepumpe wird die Heiztechnologie der Zukunft sein – auch in Gewerbeimmobilien. Der Wärmepumpengipfel Ende Juni, der von der Bundesregierung initiiert wurde, lässt daran kaum Zweifel aufkommen. Die Wärmepumpe an sich ist jedochnicht klimaneutral – der...

Heizöl, Diesel und LPG im Katastrophenschutz

Heizöl, Diesel und LPG im Katastrophenschutz

Dezentral anwendbare Energien helfen auch in Katastrophenfällen. Ein Brennstofftank und ein Aggregat sind schnell am Schadensort installiert und können Strom und Wärme liefern. Flüssige Brennstoffe sind dabei unentbehrlich – und werden das auch in Zukunft sein....

Wie ein moderner Brand­schutz funktioniert

Wie ein moderner Brand­schutz funktioniert

Rauchmelder sind in Wohngebäuden Pflicht. Idealerweise werden sie mit Sprinkleranlagen und Rauchabzugsanlagen automatisiert gekoppelt. Auch automatisierte Alarmauslösung und Fehlalarm-Check mittels Kameras könnten zum Standard gehören und Schäden am Bauwerk...