Foto: Geralt / pixabay

Digitale Struktur im Unter­nehmen durch Dokumentenmanagementsystem

von | 27. Januar 2018

Immer mehr Unter­nehmen setzen inzwi­schen auf die Digi­ta­li­sierung. Sie findet im privaten und beruf­lichen Bereich einen stetig wach­senden Zulauf. 

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Unter­nehmen die mitunter sensiblen Kunden­daten und eigenen Daten struk­tu­riert ablegen. Diese sollten aber auch leicht wieder auffindbar sein und digital abgerufen werden können.

Im Prinzip ersetzt das digitale Doku­men­ten­ma­nage­ment­system die herkömm­lichen Akten in Ordnern oder Papp­mappen und auch das Archiv im Keller oder separaten Raum. Somit spart die digitale Struktur auch im realen Leben Platz. Effi­zi­en­teres Arbeiten ist damit außerdem möglich. Dies zeigt sich unter anderem an folgendem Beispiel.

Effi­zi­en­teres Arbeiten mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem

Wenn Unter­lagen in einem Unter­nehmen in einem digitalen Doku­men­ten­ma­nage­ment­system abgelegt worden sind, so sind sie schnell auffindbar. Zudem können mehrere Personen zeit­gleich darauf zugreifen – von jedem Ort der Welt aus. Stricken wir einmal ein ganz simples und dennoch häufig vorkom­mendes Beispiel.

In einem Anwaltsbüro arbeitet eine Mitar­bei­terin gerade daran, ein Schreiben für einen Mandanten anzu­fer­tigen, in dem sie ihm einen Gerichts­termin mitteilt. Zeit­gleich sitzt der Rechts­anwalt in einem Zug, weil er von einem anderen Termin kommt, und schaut über sein Smart­phone das Dokument an, in dem das Gericht den Termin an die Kanzlei über­mittelt hat, um sich entspre­chend vorzu­be­reiten. Die Akte ist also zeit­gleich für den Anwalt und die Büro­kräfte verfügbar.

In vielen Büros wird Zeit mit der Suche nach Akten vergeudet, weil jemand daran arbeitet. Dieser Schritt entfällt mit einem soliden Doku­men­ten­ma­nage­ment­system. Aber es gibt einen weiteren Vorteil, wenn zeit­gleich alle Dokumente digital zur Verfügung stehen.

Weitere Vorteile von einem Dokumentenmanagementsystem

Das Doku­men­ten­ma­nage­ment­system ermög­licht es, dass in einer Ange­le­genheit zeit­gleich während eines Tele­fo­nates auf die Unter­lagen zuge­griffen werden kann und andere Arbeiten syste­ma­tisch dazu gespei­chert werden. So kann das Schreiben mit der Termin­mit­teilung sinnvoll abgelegt werden und der Rechts­anwalt blamiert sich vor dem Kunden nicht, weil er ihn unnö­ti­ger­weise nach zwei Tagen anruft, um ihm schnell noch den Gerichts­termin mitzuteilen.

Im klas­si­schen Arbeits­alltag kann dies aber schnell passieren. Denn hätte der Anwalt die Akte mit im Zug gehabt, dann hätte seine Ange­stellte das Schreiben zwar mögli­cher­weise noch erstellen können, eine Abschrift aber nicht in die Akte heften können. Hierdurch hätte der Rechts­anwalt dann keine Kenntnis von ihrer Mitteilung an den Mandanten gehabt.

Viele solcher Verstri­ckungen und Miss­ver­ständ­nisse lassen sich also mit dem geeig­neten Doku­men­ten­ma­nage­ment­system vermeiden. Dadurch steigert sich die Effizienz und die Produk­ti­vität in dem Unter­nehmen. Die Größe des Unter­nehmens ist dabei unerheblich.

Frank Urbansky

Freier Jour­na­list und Fach­au­tor, unter anderem für die Fach­ma­ga­zine und Portale Brenn­stoff­spie­gel, Uniti; DW Die Woh­nungs­wirt­schaft und Immo­bi­li­en­wirt­schaft; Haufe-Lexware; Energie&Management; IVV, Huss Medien; Motor­tech­ni­sche Zeit­schrift und Sprin­ger­Pro­fes­sio­nal; Sprin­ger Fachverlag; SHK Profi und tab, Bau­ver­lag; stadt+werk, k21

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