Digi­tale Struk­tur im Unter­neh­men durch Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem

Foto: Geralt / pixabay
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Immer mehr Unter­neh­men setzen inzwi­schen auf die Digi­ta­li­sie­rung. Sie findet im pri­va­ten und beruf­li­chen Bereich einen stetig wach­sen­den Zulauf.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Unter­neh­men die mit­un­ter sen­si­blen Kun­den­da­ten und eigenen Daten struk­tu­riert ablegen. Diese sollten aber auch leicht wieder auf­find­bar sein und digital abge­ru­fen werden können.

Im Prinzip ersetzt das digi­tale Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem die her­kömm­li­chen Akten in Ordnern oder Papp­map­pen und auch das Archiv im Keller oder sepa­ra­ten Raum. Somit spart die digi­tale Struk­tur auch im realen Leben Platz. Effi­zi­en­te­res Arbei­ten ist damit außer­dem möglich. Dies zeigt sich unter anderem an fol­gen­dem Bei­spiel.

Effi­zi­en­te­res Arbei­ten mit einem digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem

Wenn Unter­la­gen in einem Unter­neh­men in einem digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem abge­legt worden sind, so sind sie schnell auf­find­bar. Zudem können mehrere Per­so­nen zeit­gleich darauf zugrei­fen – von jedem Ort der Welt aus. Stri­cken wir einmal ein ganz simples und dennoch häufig vor­kom­men­des Bei­spiel.

In einem Anwalts­büro arbei­tet eine Mit­ar­bei­te­rin gerade daran, ein Schrei­ben für einen Man­dan­ten anzu­fer­ti­gen, in dem sie ihm einen Gerichts­ter­min mit­teilt. Zeit­gleich sitzt der Rechts­an­walt in einem Zug, weil er von einem anderen Termin kommt, und schaut über sein Smart­phone das Doku­ment an, in dem das Gericht den Termin an die Kanzlei über­mit­telt hat, um sich ent­spre­chend vor­zu­be­rei­ten. Die Akte ist also zeit­gleich für den Anwalt und die Büro­kräfte ver­füg­bar.

In vielen Büros wird Zeit mit der Suche nach Akten ver­geu­det, weil jemand daran arbei­tet. Dieser Schritt ent­fällt mit einem soliden Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem. Aber es gibt einen wei­te­ren Vorteil, wenn zeit­gleich alle Doku­mente digital zur Ver­fü­gung stehen.

Weitere Vor­teile von einem Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem

Das Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ermög­licht es, dass in einer Ange­le­gen­heit zeit­gleich während eines Tele­fo­na­tes auf die Unter­la­gen zuge­grif­fen werden kann und andere Arbei­ten sys­te­ma­tisch dazu gespei­chert werden. So kann das Schrei­ben mit der Ter­min­mit­tei­lung sinn­voll abge­legt werden und der Rechts­an­walt bla­miert sich vor dem Kunden nicht, weil er ihn unnö­ti­ger­weise nach zwei Tagen anruft, um ihm schnell noch den Gerichts­ter­min mit­zu­tei­len.

Im klas­si­schen Arbeits­all­tag kann dies aber schnell pas­sie­ren. Denn hätte der Anwalt die Akte mit im Zug gehabt, dann hätte seine Ange­stellte das Schrei­ben zwar mög­li­cher­weise noch erstel­len können, eine Abschrift aber nicht in die Akte heften können. Hier­durch hätte der Rechts­an­walt dann keine Kennt­nis von ihrer Mit­tei­lung an den Man­dan­ten gehabt.

Viele solcher Ver­stri­ckun­gen und Miss­ver­ständ­nisse lassen sich also mit dem geeig­ne­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ver­mei­den. Dadurch stei­gert sich die Effi­zi­enz und die Pro­duk­ti­vi­tät in dem Unter­neh­men. Die Größe des Unter­neh­mens ist dabei uner­heb­lich.

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